Politique de Confidentialité

Portée. Cette politique s’applique à l’ensemble des sites et services d’Innoway Solutions : le site et l’application VIA ERP, ainsi que le catalogue d’applications Odoo publié par Innoway Solutions. C’est également la politique référencée par la bannière de consentement aux cookies affichée sur chacun de ces sites.

1. Collecte des données

Innoway Solutions collecte les données personnelles que vous nous fournissez lors de l'inscription, l'utilisation de nos services ou la prise de contact : nom, email, téléphone, nom d'entreprise et données d'utilisation.

2. Utilisation des données

Vos données sont utilisées pour :

• Fournir et améliorer nos services VIA ERP
• Vous envoyer des communications transactionnelles liées à votre compte (statut de votre essai, rappels d'expiration ou de renouvellement, factures, alertes de sécurité) — ces communications sont nécessaires à la fourniture du service et ne relèvent pas d'un consentement marketing distinct
• Vous envoyer des communications marketing ou de réactivation (par exemple après une résiliation), uniquement avec votre consentement lorsqu'il est requis, avec possibilité de désinscription à tout moment
• Assurer la sécurité de la plateforme

3. Hébergement et sécurité

Vos données sont hébergées sur les serveurs cloud sécurisés de DigitalOcean (Francfort, Allemagne). Nous utilisons le chiffrement SSL/TLS, chaque utilisateur peut activer l'authentification à deux facteurs, et une sauvegarde est effectuée chaque jour.

4. Partage des données

Nous ne vendons ni ne partageons vos données personnelles avec des tiers, sauf obligation légale, avec votre consentement explicite, ou lorsque vous activez vous-même une intégration tierce (sections 8 et 10) — dans ce cas, seules les données nécessaires à cette intégration sont échangées avec le fournisseur concerné. Nos prestataires techniques (notamment l'hébergement décrit en section 3 et l'envoi des e-mails) traitent des données pour notre compte, uniquement pour fournir ce service.

5. Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant la durée de votre abonnement. Après une résiliation ou l'expiration de votre essai gratuit, votre compte reste accessible en lecture seule pendant 90 jours afin que vous puissiez exporter vos données ; l'accès aux données est ensuite désactivé. Les données ne sont conservées qu'aux fins opérationnelles, légales, de sécurité et de sauvegarde applicables, et sont supprimées ou anonymisées selon nos calendriers de conservation. Les données de facturation sont conservées conformément aux obligations légales tunisiennes. Les demandes de suppression vérifiées sont traitées séparément, sans attendre ces calendriers (section 11).

Données d'acquisition de prospects (formulaires de site web, publicités à formulaire Facebook et Instagram, WhatsApp Business — section 10) : pendant l'abonnement, elles suivent en outre des durées plus courtes, propres à chaque catégorie :

• les données techniques brutes reçues du fournisseur : supprimées après 30 jours ;
• les réponses aux formulaires, les résultats de correspondance de champs propres à chaque envoi et le texte des messages WhatsApp (y compris l'historique importé et les messages envoyés depuis l'application WhatsApp Business), les légendes, les noms de fichiers et les réactions : supprimés après 24 mois ; l'élément de la boîte de réception est alors anonymisé — seules restent les données d'attribution (canal, campagne, formulaire, date et statut), sans nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, réponse ni message ;
• les conversations WhatsApp sans message depuis 24 mois : anonymisées (nom, numéro et aperçu du dernier message supprimés) ;
• les fichiers reçus et envoyés sur WhatsApp (images, documents, audio, vidéo) : supprimés après 12 mois ; le message subsiste comme une entrée sans contenu (sens, statut, date) ;
• le carnet d'adresses de l'application WhatsApp Business : conservé tant que le numéro est connecté ; un contact retiré dans l'application est supprimé ; toutes les entrées sont supprimées lorsque l'entreprise déconnecte le numéro dans VIA ERP, lorsque l'entreprise ou Meta retire la connexion, ou à la fin de la période qui suit la résiliation du compte.

La configuration mise en place par l'entreprise (par exemple la correspondance entre les questions d'un formulaire Facebook et les champs du CRM) est conservée tant qu'elle est utilisée, jusqu'à sa modification, sa déconnexion ou sa suppression. Les prospects et contacts créés dans le CRM sont des données de l'entreprise cliente et suivent la durée de conservation de l'abonnement ci-dessus. À la fin de la période qui suit la résiliation d'un compte, ses données d'acquisition de prospects sont supprimées sans attendre ces durées, et une demande de suppression vérifiée (section 11) est exécutée immédiatement.

6. Vos droits

Conformément à la loi tunisienne et au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et de portabilité de vos données. Contactez-nous à info@innoway-solutions.com.

7. Cookies

Nous utilisons des cookies essentiels pour le fonctionnement de la plateforme et des cookies analytiques (avec votre consentement) pour améliorer nos services.

8. Intégrations e-mail et agenda (Google & Microsoft)

Ces intégrations sont facultatives. Elles ne s'activent que lorsque vous connectez vous-même votre compte Google ou Microsoft depuis VIA ERP, et certaines ne sont disponibles que si elles sont incluses dans l'offre de votre entreprise et activées par celle-ci. Pour Google, chaque autorisation est demandée séparément : l'envoi lorsque vous connectez votre compte, et l'accès à l'agenda uniquement lorsque vous activez la synchronisation d'agenda. La connexion d'un compte Outlook demande, en un seul consentement, toutes les autorisations de boîte aux lettres décrites à la section 8.2 — y compris la lecture de vos messages — même si votre entreprise n'utilise pas la synchronisation de la boîte aux lettres ; l'accès à l'agenda Outlook est demandé séparément, uniquement lorsque vous activez la synchronisation d'agenda. L'écran de consentement de Google ou de Microsoft vous indique exactement ce qui est demandé.

8.1 Gmail (Google) — envoi uniquement

• Autorisations demandées : envoyer des e-mails en votre nom (gmail.send), ainsi que votre adresse e-mail et votre nom de profil Google (userinfo.email, userinfo.profile) afin d'identifier le compte connecté.
• Aucune lecture de votre boîte Gmail : VIA ERP ne demande aucune autorisation de lecture Gmail. Il ne lit pas, ne synchronise pas et ne stocke pas le contenu de votre boîte de réception Gmail.
• E-mails envoyés depuis VIA ERP : lorsque vous envoyez un e-mail depuis VIA ERP, ses destinataires, son objet et son contenu sont enregistrés dans VIA ERP et rattachés à la fiche CRM concernée, afin que votre entreprise en conserve l'historique.

8.2 Outlook / Microsoft 365 — envoi et synchronisation facultative de la boîte aux lettres

• Autorisations déléguées demandées (Microsoft Graph) : User.Read (votre profil), Mail.Send (envoi en votre nom), Mail.Read (lecture des messages pour la synchronisation de la boîte aux lettres) et offline_access (maintien de la connexion sans vous redemander de vous connecter).
• Envoi : comme pour Gmail, les e-mails envoyés depuis VIA ERP sont enregistrés (destinataires, objet, contenu) et rattachés à la fiche CRM concernée.
• Synchronisation de la boîte aux lettres (facultative, lorsqu'elle est activée pour votre entreprise) : VIA ERP récupère les messages de votre boîte Outlook — la boîte de réception par défaut, ou les dossiers et mots-clés définis par un administrateur de votre entreprise — et les enregistre dans VIA ERP : expéditeur et destinataires, objet, contenu, dates, informations de fil de discussion et pièces jointes (les fichiers joints sont téléchargés et stockés dans VIA ERP). Les messages sont rattachés aux contacts et prospects existants dont l'adresse correspond. Un expéditeur inconnu ne devient un prospect que si le titulaire de la boîte a activé cette option (désactivée par défaut).
• Qui voit ces messages : les messages synchronisés depuis votre boîte personnelle sont privés par défaut et ne sont visibles que par vous dans VIA ERP ; les administrateurs n'y ont pas d'accès automatique. Les messages d'une boîte partagée que votre entreprise a connectée, et les e-mails envoyés depuis VIA ERP, sont visibles par les utilisateurs autorisés de votre entreprise selon leurs droits sur la fiche concernée.

8.3 Synchronisation d'agenda (Google Agenda et calendrier Outlook) — facultative, à sens unique

• Principe : lorsque cette fonctionnalité est disponible pour votre entreprise et que vous l'activez pour votre compte connecté, VIA ERP copie vos propres activités VIA (rendez-vous, visites, tâches planifiées qui vous sont assignées) dans un agenda dédié nommé « VIA CRM », créé par VIA ERP dans votre compte. Les événements sont marqués privés, sans participants : aucune invitation n'est envoyée.
• Google Agenda : autorisation calendar.app.created uniquement, qui permet à VIA ERP de créer son agenda secondaire et de gérer les événements de cet agenda seulement. VIA ERP ne peut ni lire ni modifier vos autres agendas ou événements.
• Calendrier Outlook : autorisation déléguée Calendars.ReadWrite. VIA ERP s'en sert uniquement pour retrouver ou créer son agenda « VIA CRM » et pour y créer, mettre à jour et supprimer les événements qui correspondent à vos activités ; il ne lit pas les événements de vos autres agendas.
• Contenu des événements : titre et type de l'activité, date et heure, et un lien vers l'activité dans VIA ERP. Les notes internes de l'activité ne sont pas copiées.
• Sens unique : VIA ERP ne lit pas les modifications faites dans votre agenda ; il remplace l'événement par l'état de l'activité dans VIA ERP. Une activité annulée, supprimée ou réassignée à une autre personne est retirée de votre agenda.

8.4 Traitements en arrière-plan

Une fois une intégration activée, certaines opérations s'exécutent sans action de votre part : la synchronisation planifiée des boîtes Outlook (selon la planification définie par votre entreprise), la mise à jour de votre agenda « VIA CRM » après chaque modification de vos activités, et le renouvellement des jetons d'accès. Ces traitements n'utilisent que les autorisations décrites ci-dessus et s'arrêtent dès que vous désactivez la fonctionnalité ou déconnectez le compte.

8.5 Sécurité, isolation et autorisations

• Les jetons OAuth délivrés par Google et Microsoft sont stockés chiffrés et ne sont jamais exposés dans votre navigateur.
• Les données sont isolées par entreprise cliente et soumises aux droits d'accès définis dans VIA ERP. Chaque fonctionnalité est vérifiée côté serveur : une fonctionnalité non incluse ou désactivée pour votre entreprise ne s'exécute pas.
• Nous ne vendons pas ces données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les partageons pas avec des tiers, en dehors des prestataires techniques décrits en section 4 qui les traitent pour notre compte.

8.6 Consentement, déconnexion et révocation

• Vous pouvez à tout moment désactiver la synchronisation d'agenda ou déconnecter un compte depuis les paramètres d'intégration e-mail de VIA ERP. La déconnexion supprime les jetons d'accès stockés et arrête toute synchronisation ; pour un compte Google, VIA ERP révoque également l'accès auprès de Google.
• Vous pouvez aussi retirer l'accès directement auprès du fournisseur : Google (Compte Google → Sécurité → Connexions à des applications tierces) ou Microsoft (myapps.microsoft.com, ou l'administrateur de votre organisation dans Microsoft Entra).
• La désactivation de la synchronisation d'agenda arrête toute écriture dans votre agenda ; les événements déjà créés restent dans l'agenda « VIA CRM », que vous pouvez supprimer à tout moment depuis Google Agenda ou Outlook.

8.7 Conservation et suppression

La déconnexion d'un compte arrête toute synchronisation future et supprime les jetons d'accès conservés par VIA ERP. Elle ne supprime pas automatiquement les données déjà enregistrées : les e-mails envoyés depuis VIA ERP et les messages Outlook déjà synchronisés, avec leurs pièces jointes, restent dans VIA ERP en tant que données de votre entreprise et suivent les durées de conservation et les modalités de suppression décrites en section 5. Vous pouvez à tout moment exercer vos droits d'accès, de rectification et de suppression (section 6) et demander la suppression de vos données (section 11) ; lorsque ces messages font partie des données d'une entreprise cliente, nous traitons votre demande avec celle-ci.

Les données techniques de la synchronisation d'agenda (identifiant de l'agenda « VIA CRM » et correspondance entre activités et événements) sont supprimées lors de la déconnexion d'un compte Google ; pour un compte Microsoft, elles sont conservées avec le compte déconnecté et suivent la section 5. Les événements déjà présents dans votre agenda n'y sont pas supprimés (section 8.6).

8.8 Données Google : politique des données utilisateur et utilisation limitée

L'utilisation et le transfert par VIA ERP des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use). En particulier, les données reçues de Google :

• sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités que vous avez activées (envoi d'e-mails, agenda « VIA CRM ») ;
• ne sont transférées à des tiers que lorsque cela est nécessaire pour fournir ces fonctionnalités, pour se conformer à la loi applicable, pour des raisons de sécurité (par exemple l'enquête sur un abus) ou, avec votre consentement préalable explicite, dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs ;
• ne sont ni vendues, ni transférées à des plateformes publicitaires ou à des courtiers en données, ni utilisées pour la publicité, pour évaluer une solvabilité ou à des fins de prêt, ni pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique ;
• ne sont lues par aucune personne, sauf avec votre accord explicite pour des données déterminées, pour des raisons de sécurité, pour se conformer à la loi, ou lorsqu'elles ont été agrégées et anonymisées pour le fonctionnement interne du service.

L'accès aux données Microsoft via Microsoft Graph est régi par votre consentement et limité aux autorisations déléguées décrites ci-dessus.

9. Données collectées via nos campagnes publicitaires

Lorsque vous remplissez un formulaire publicitaire Innoway Solutions sur Facebook ou Instagram, nous pouvons collecter votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et les réponses à nos questions.

Ces informations sont utilisées pour répondre à votre demande, vous contacter et organiser une démonstration de VIA ERP, ainsi qu'assurer le suivi de nos échanges commerciaux.

Les informations peuvent être traitées à l'aide de nos outils de gestion commerciale et de nos prestataires techniques, conformément à la présente politique.

Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou la suppression de vos données en écrivant à info@innoway-solutions.com.

Les données des prospects sont conservées pendant une durée adaptée à leur finalité.

Pour ces données, Innoway Solutions est responsable du traitement. Cette section concerne uniquement les formulaires publicitaires publiés par Innoway Solutions pour présenter VIA ERP ; elle ne concerne pas les intégrations Meta que les entreprises clientes de VIA ERP activent dans leur propre espace (section 10).

10. Intégrations Meta (Facebook, Instagram et WhatsApp)

VIA ERP propose des intégrations optionnelles avec les plateformes de Meta Platforms, Inc., opérées par l'application Meta « VIA ERP Connect » d'Innoway Solutions : Facebook Lead Ads (publicités à formulaire de prospects sur Facebook et Instagram) et WhatsApp Business. Ces intégrations ne sont actives que lorsqu'un administrateur d'une entreprise cliente de VIA ERP connecte lui-même les comptes de son entreprise via Facebook Login for Business (y compris WhatsApp Embedded Signup).

Données que nous recevons de Meta :

• Compte et actifs connectés : l'identifiant et le nom de l'utilisateur Facebook qui effectue la connexion, la liste des Pages Facebook et comptes professionnels qu'il administre et choisit de connecter, ainsi que les jetons d'accès délivrés par Meta pour ces actifs.
• Formulaires et prospects (Lead Ads) : la liste des formulaires de prospects des Pages connectées et leurs questions ; pour chaque prospect, les réponses saisies dans le formulaire (par exemple nom, e-mail, téléphone, entreprise, ville, réponses personnalisées), la date d'envoi, les mentions de consentement acceptées, ainsi que les identifiants de la campagne, de l'ensemble de publicités, de la publicité et du formulaire d'origine, accompagnés de leurs noms lorsqu'ils sont disponibles et autorisés.
• WhatsApp Business — connexion : le numéro WhatsApp professionnel connecté, son compte WhatsApp Business, l'indication que le numéro est aussi utilisé dans l'application WhatsApp Business et l'état de sa synchronisation ; le statut des modèles de messages.
• Messages WhatsApp : les messages reçus et envoyés par ce numéro après sa connexion, y compris ceux que l'entreprise envoie depuis l'application WhatsApp Business de son téléphone (affichés dans VIA ERP pour que la conversation soit complète ; ils ne sont jamais renvoyés). Cela comprend le texte, les légendes, les médias, les fichiers et les réactions, avec les statuts de distribution et de lecture, les horodatages, les identifiants de message, ainsi que les modifications et les suppressions pour tous.
• Personnes qui écrivent à l'entreprise : leur numéro de téléphone, leur nom de profil WhatsApp et l'identifiant que WhatsApp leur attribue pour cette entreprise.
• Historique des messages (facultatif) : uniquement si un administrateur de l'entreprise le choisit lors de la connexion (option désactivée par défaut) et que l'entreprise l'approuve également dans l'application WhatsApp Business de son téléphone. VIA ERP reçoit alors, une seule fois, les conversations des 180 derniers jours précédant la connexion.
• Carnet d'adresses de l'application WhatsApp Business : les noms et numéros des contacts enregistrés dans l'application WhatsApp Business de l'entreprise, ainsi que leurs modifications ultérieures.

Les champs pris en charge peuvent continuer à se synchroniser depuis Meta tant que le numéro reste connecté.

Utilisation : ces données sont utilisées exclusivement pour fournir à l'entreprise cliente les fonctionnalités qu'elle a activées : créer ou mettre à jour ses prospects (leads) et contacts dans son CRM VIA ERP, attribuer chaque prospect à la campagne qui l'a généré, l'assigner à un commercial, et afficher et répondre aux conversations WhatsApp depuis VIA ERP. Nous ne vendons pas ces données, ne les louons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires, de profilage ou d'entraînement de modèles, et ne les partageons pas avec d'autres clients ni avec des courtiers en données.

Spécificités WhatsApp :

• Les données WhatsApp servent à la gestion des conversations, au service client et au contexte CRM (rattachement d'une conversation à un prospect ou contact existant).
• L'historique importé est un contexte en lecture seule pour le personnel de l'entreprise. Il ne crée ni élément de boîte de réception, ni attribution, ni notification, ni automatisation CRM.
• Le carnet d'adresses sert uniquement à afficher le bon nom sur les conversations WhatsApp. Il ne crée ni ne met jamais à jour de contacts ou de prospects dans le CRM, et n'est utilisé ni pour l'acquisition, ni pour le marketing, ni pour l'attribution, ni pour les notifications.
• Les réactions sont enregistrées sur le message auquel elles répondent. Elles ne déclenchent jamais de notification ni d'automatisation, et ne sont ni analysées ni utilisées à des fins marketing.
• Les fichiers que l'entreprise envoie à un client via VIA ERP sont stockés dans VIA ERP et transmis, en tant que fichier, à Meta. Meta conserve un fichier téléversé jusqu'à 30 jours selon ses propres règles et le remet au destinataire. Aucun lien public vers le fichier n'est créé.
• Lorsque l'expéditeur modifie un message ou le supprime pour tous, VIA ERP applique le changement à sa copie : une modification remplace le texte ; une suppression efface le texte et le fichier joint éventuel. Si VIA ERP a créé un prospect à partir de ce message, le changement s'applique aussi à ce prospect et à l'opportunité qui en est issue, uniquement tant que leur texte est encore exactement celui écrit par VIA ERP. Dès qu'une personne de l'entreprise l'a modifié, la fiche est conservée telle quelle.

Rôles : pour les données des prospects et des contacts WhatsApp, l'entreprise cliente de VIA ERP est responsable du traitement ; Innoway Solutions agit en tant que sous-traitant, uniquement sur ses instructions. Si vous avez rempli un formulaire publicitaire ou écrit à une entreprise sur WhatsApp, cette entreprise est votre premier interlocuteur pour exercer vos droits — vous pouvez aussi nous écrire directement. Les formulaires publicitaires publiés par Innoway Solutions elle-même pour présenter VIA ERP relèvent de la section 9.

Sécurité et conservation : les jetons d'accès Meta sont stockés chiffrés et ne sont jamais exposés dans le navigateur ; les données sont hébergées dans l'Union européenne (section 3) et isolées par entreprise cliente. Lorsqu'une entreprise déconnecte l'intégration, les jetons d'accès sont supprimés et VIA ERP cesse immédiatement toute collecte ; le carnet d'adresses de l'application WhatsApp Business reçu pour ce numéro est supprimé ; les prospects et conversations déjà importés restent dans le CRM de l'entreprise et suivent les durées de conservation de la section 5, sauf suppression anticipée par l'entreprise ou à votre demande.

Révocation et suppression : vous pouvez retirer l'accès à tout moment depuis VIA ERP (déconnexion de l'intégration) ou depuis Facebook (Paramètres et confidentialité → Paramètres → Intégrations professionnelles → supprimer « VIA ERP Connect »). Pour demander la suppression de vos données, suivez les instructions de suppression des données.

Notre utilisation des données reçues de Meta respecte les Conditions de la plateforme Meta et les Règles pour les développeurs, ainsi que la politique WhatsApp Business.

11. Suppression des données

Vous pouvez demander à tout moment la suppression de vos données personnelles, y compris celles reçues via Facebook, Instagram ou WhatsApp. La procédure est décrite sur notre page Instructions de suppression des données.

12. Contact

Pour toute question relative à cette politique, contactez : info@innoway-solutions.com